Veri işleme ve ağ
teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler internet aracılığıyla istenen yerde
ve istenen zamanda veri ve enformasyona ulaşabilmeyi sağlamaktadır. Pazara daha
kısa sürede ulaşma, daha fazla esneklik ve daha düşük maliyetle daha yüksek kalite
elde etme yönündeki talepler bilgi yönetimi konusunda yeni tartışmaların
açılmasına da katkıda bulunmuştur.
Bilgi
Nedir?
Bilgi yönetimi literatüründe
yazarlar tarafından en sık bahsedilen kavramlar veri (data), enformasyon
(information) ve bilgi (knowledge)
dir. Bazı yazarlar buna akılı da
eklemektedir. Bu sınıflandırma düzgün biçimde anlaşılmadığında ve
kullanılmadığında kategoriler arası doğruluk tartışmasına yol açabilir. Bir
kavramdan diğerine geçiş kesin sınırlar şeklinde de ayrılmamıştır. Bir hiyerarşinin
yerine veriden başlayarak enformasyon ve bilgiye doğru süreğen bir geçişten
bahsetmek bilgi yönetimi açısından en pratik düzenleme olacaktır.
Veri,
bir firmanın her yerinde bulunabilecek olan tek başına gerçekleri ifade eder.
Bu gerçekler elektronik olarak işlenebilir ve yüksek düzeylerde verinin
bulunması teknolojik olanaklar sayesinde sorun olmaktan çıkmıştır. Bununla
birlikte, bu süreç düzgün, değerli ve objektif kararların alınmasında etkili
olmaz. Veri tek başına anlamsızdır. Veri ilgili ve bir hedefi karşıladığında
enformasyona dönüşür. İlgili enformasyon çok sayıda veriden çıkarılarak elde
edilir.
Bu durumda hangi bilgili ve
mantıklı olduğu subjektif bir sorundur. Enformasyonu alan kişi bunun gerçekten
bir enformasyon mu yoksa gereksiz bir şey mi olduğuna kendi karar verir. Veriye
anlam vermek ve böylece enformasyona dönüştürmek için verinin özetlenmesi,
uygun bir bağlama yerleştirilmesi hesaplanması, kategorize edilmesi ve
düzeltilmesi gerekir. Bir firmada veri paylaşıldığında verinin anlamına katkıda
bulunan kişiler tarafından bu verinin değeri yükseltilir.
Verinin zıddı olarak bilgi doğru
ve yanlış arasında herhangi bir yerde bir değere sahip olabilir. Bilgi, belli
bir varsayım, önyargı ya da inanışa dayanabilir. Bilgi yönetimi bu tür
belirsizliklerle baş edebilecek durumda olmalıdır.
Bilgi, basit olarak yargılanmaya
açık enformasyondur. Akıllı karar vermede, tahminde, tasarımda, planlamada, teşhis
etmede, analizde, değerlendirmede ve sezgisel yargı oluşturmada bilgi anahtar
kaynaktır. Bilgi oluşturulur, kişisel ve kollektif düşüncenin arasında
paylaşılır. Bilgi veritabanlarından ortaya çıkmaz fakat deneyim, başarı, hata
ve zaman içindeki öğrenmelerle gelişir.
Bütün bu kavramlar dikkate
alındığında bilginin enformasyon ve kişisel deneyim arasındaki etkileşimin bir
sonucu olduğu anlaşılmaktadır. Veri ve bilgi için sorulan sorular kim, ne, nerede ve ne zaman iken bilgi için sorulan sorular nasıl ve niçin
şeklindedir.
Bilgi
Yönetiminin Ana Süreçleri
Farklı bilgi yönetimi
yaklaşımları ve ampirik çalışmalar incelendiğinde organizasyonel, motivasyonel
ve teknik yönlerden desteklenen bütünleşik ana süreçlerin tasarımı ortaya çıkmaktadır.
Bu ana süreçlere ilişkin faaliyetler bilgi
hedeflerinin tanımlanması, bilginin tanımlanması, bilginin oluşturulması,
bilginin depolanması, bilginin yayılması ve bilginin uygulanmasıdır.
Süreçler ve bilgi yönetimi
arasındaki yakın ilişkinin kritik başarı faktörleriyle vurgulandığı bir çalışma
Avrupa’da faaliyet gösteren firmalarda gerçekleştirilmiştir. Buna göre
firmaların %24’ü bilgi yönetimindeki başarının yapı ve süreçlerdeki tasarımla
yakından ilgili olduğunu belirtmiştir. Bilgi yönetimi üretim ve hizmet
sektöründe faaliyet gösteren firmalar tarafından bir kurum kültürünün bir
parçası olarak algılanmakta ve iş yönelimli bir yöntem olduğu düşünülmektedir.
Ayrıca firmalar bilgi yönetimi
uygulamalarında spesifik süreçlere yönelmişlerdir. Her iki firmadan biri bilgi
yönetimi uygulamalarına AR-GE alanında başlamakta, her beş firmadan ikisi
pazarı ve müşterileri anlama alanında başlamakta, her üç firmadan biri
ürünlerin/servislerin üretim ve dağıtımı alanında başlamaktadır. Enformasyonun
yönetimi tüm sıralamada dördüncü ve hizmet sektörüne ait sıralamada ikinci
sırada yer almaktadır. Firmalar temel rekabet stratejilerini de bu süreçler
üzerine kurmuşlardır. Bilgi yönetimi temel rekabet stratejilerini de bu
süreçlerle tanımlamaktadırlar.
Şekil
1. Firmaların bilgi yönetimine başladıkları ve temel rekabet stratejilerini
konumlandırdıkları alanlar
Bilgi
Yönetiminin Tasarım Alanları
Bilgi yönetimi ile iş süreçleri,
enformasyon sistemleri, liderlik, kurum kültürü, insan kaynakları yönetimi ve
kontrol gibi organizasyonel tasarım alanları arasında bir ilişki bulunmaktadır.
·
İş süreçleri, bilgi yönetiminin ana
süreçlerine (bilgi oluşturma, bilginin depolanması, bilginin dağıtılması ve
bilginin uygulanması) ait uygulama alanlarını içerir. İç ve dış müşterilerin
beklentilerinin karşılanabilmesi için var olan bilginin uygulanması ve yeni
bilginin üretilmesi gereklidir. Ana faaliyetler çalışan ve değer yaratan iş
süreçleriyle kalıcı biçimde aynı eksene oturtulmalıdır. Bilgi yönetimi
faaliyetleri var olan süreç dokümantasyonu programları (ISO gibi) ile
ilişkilendirilmeli ve iş süreçlerinin yeniden tasarlanması çalışmalarına
entegre edilmelidir.
·
Bilgi teknolojileri bilgi
yönetiminde temel yönlendirici faktördür. Bunun sebebi internet/intranet
teknolojilerinde meydana gelen gelişmelerdir. Bilgi teknolojileri bilginin
depolanması ve dağıtılmasında altyapı desteği sağlar. Veri ambarları ve veri
madenciliği yaklaşımları firmalara kitlesel veritabanlarını analiz etmelerine
ve yeni bilgi oluşturmalarına katkıda bulunmaktadır.
·
Bilgi yönetimi stratejilerinin
başarısı büyük oranda üst ve orta düzey yöneticilerin desteğine bağlıdır. Diğer
bir ifadeyle liderlik kritik bir başarı faktörüdür. Her yönetici birimler arası
bilgi alışverişini desteklemelidir. Gerekli olan liderlik tarzının
sağlanabilmesi için gerekirse bu yönde eğitim ve değişim programlarına
başvurulmalıdır.
·
Eğer bilgi yönetimi teşhisi
sonucunda mevcut kurum kültürünün bilgi yönetimiyle bütünleşemeyeceği ortaya
çıkmışsa daha geniş değişim yönetimi önlemlerinin uygulanması gerekebilir. Daha
sonra öğrenmenin maliyeti olarak da ele alınabilecek olan gerekli olan kurum
kültürü öğeleri; açıklık, karşılıklı güven ve hatalara karşı toleranstır.
·
Personel yönetimi spesifik bilgi
yönetimi yeteneklerinin geliştirilmesi için kullanılmalıdır. Bu yetenekler
araştırılan konunun geliştirilmesi ve uygulanması ile bundan yapıya uygun
bilginin ortaya çıkarılmasıdır. Çalışanların bilgileri dokümante etme ve
paylaşma yönünde motive edilmeleri de gereklidir. Kariyer planları çalışanların
bilgi edinimlerine göre yeniden düzenlenmelidir. Performans değerlendirmeleri
de çalışanların bilgi üretimi, paylaşımı ve transferine katkıları göz önüne
alınarak yapılmalıdır.
·
Her yönetim programı etkinliğini
kanıtlamak zorundadır. Bu nedenle, uygun kontrol göstergelerini içeren kontrol
teknikleri kullanılmalıdır. Bu göstergeler hedef yönelimli bilgi üretimi ve
uygulamasını desteklemelidir.
Yapılan araştırma çalışmaları
bilgi yönetiminden beklenen kazanımları ve gelişmeleri onaylamıştır. Çalışmaya
katılan firmaların %70’i bilgi yönetimi sayesinde önemli gelişmeler elde
etmiştir. Bu firmaların yaklaşık yarısı zaman ve paradan tasarruf sağlamış ya
da verimlilik artışları elde etmişlerdir. Firmaların %20’si süreçlerini
geliştirmiş, yapılarını ve süreçlerini açık hale getirmiş, müşteri
memnuniyetlerini artırmışlar ya da bilgi yönetimi aracılığıyla karar ve
tahminlerde kolaylık elde etmişlerdir.
Bu çalışmada, hizmet ve üretim
sektöründeki firmalardan elde edilen cevaplar arasında farklılıklar
bulunmaktadır. Hizmet firmalarının %28’i, üretim firmalarının ise %16’sı bilgi
yönetimi sayesinde müşteri memnuniyetinde artış sağlamıştır. Üretim firmalarının
%23’ü, hizmet firmalarının ise %15’i bilgi yönetimi sayesinde kalitede iyileşme
sağlamıştır. Hizmet firmalarının %26’sı ve üretim firmalarının %14’ü bilgi
yönetimi sayesinde yapılarında ve süreçlerinde açıklık elde etmişlerdir.
Şekil
2. Bilgi yönetimiyle elde edilen kazançlar
İş
Süreçleri ve Bilgi Yönetimi Tasarımında Kullanılan Yaklaşımlar
Değişim mühendisliği (business
process management-BPR) olarak bilinen yöntem 90’lı yıllarda yöneticilerin
odağı haline gelmeye başladı. BPR için birçok yöntem geliştirildi. İsviçre’deki
St. Gallen Üniversitesi tarafından gerçekleştirilen çalışmada iş süreçlerinin
yeniden tasarlanması için kullanılan yöntemlerin birbirinden farklı türde çok
sayıda metodun bulunduğu ve süreçler için standartlaşmış bir tasarım teorisinin
halen ortaya konamadığı görülmüştür.
Bilgi yönetimine ilişkin
yaklaşımların neredeyse tamamı organizasyonun sonuçlarını geliştirmeyi amaçlamaktadır.
Bu sonuçları ürün ve hizmetlerin kullanıcılara ulaştırılmasıyla elde
edilmektedir. Bu ise iş süreçleri adı verilen süreçlerin oluşturulmasıyla
gerçekleştirilmektedir. Bilgi genellikle bu süreçlerde kullanılan kaynaklar
olarak algılanırlar. Aşağıdaki yaklaşımlar bilginin analizini ve tasarımını iş
süreçleri içinde desteklemeyi amaçlamaktadır:
·
Genel KADS metodolojisi - Common
KDS methodology (Schreiber et al. 2000)
·
İş bilgi yönetimi yaklaşımı - The
business knowledge management approach (Bach et al. 1999)
·
Bilgi değer zinciri yaklaşımı - The
knowledge value chain approach (Weggemann 1998)
·
Blok kurma yaklaşımı - The
building block approach (Probst et al. 1998)
·
Model tabanlı bilgi yönetimi
yaklaşımı - The model-based knowledge-management approach (Allweyer 1998)
·
Bilgi yönetimi için referans
model - The reference model for knowledge management (Warnecke et al. 1998).
Bu yöntemler bilgi tabanlı sistem
geliştirme yaklaşımından ve intranet geliştirme ve BPR için enformasyon
sistemleri tasarımı yaklaşımına kadar değişen çeşitli yaklaşımları
kapsamaktadır. Yaklaşımlar orijinlerine bağlı olarak kendi özel alanlarında
başarılı olmaktadırlar. Fakat bilgi yönetiminin analizi ve tasarımı için hala
ayrıntılı kriterlere sahip bir yaklaşım bulunmamaktadır.
Gelecek
Trendler
Bilgi yönetimi, üst düzey
yöneticiler, yazılım şirketlerinin pazarlama departmanları ve danışmanlar
tarafından kullanılan moda bir sözcük haline gelmiştir. Yine de karar
vericilerin bu konudaki farkındalıkları artmaktadır. Bilgi, özel firmaların
rekabetçi avantaj elde edebilmeleri için gereken faktörlerden biri ya da temel
faktör olarak görülmektedir. Tekrarlı işlerin azaltılmasıyla firmalar
maliyetlerini düşürebilmektedirler. Ayrıca çalışanlar da sürekli öğrenme
yoluyla tecrübelerini artırmakta ve yeni problemler çözerek iş tatminlerini
artırmaktadırlar.
Süreç mühendisliği aracılığıyla
firmalar çabalarını değer yaratmayan faaliyetlerin eliminasyonu yoluyla rekabet
güçlerini artırmaya odaklamışlardır. Gelecekte firmalar iş süreçlerine bilgi
işleme sürecini de dahil edeceklerdir.
Gelecekte temel teknolojiler standart
ve artan şekilde entegre hale gelecektir. Bu durum bilgi yönetiminin günlük
süreçlere entegrasyonunu ve kişilerin bu konudaki sorumluluklarını
gerektirecektir. Böylece bilgi yönetimi daha az tartışılan ve özümsenen bir
konu haline gelecektir.
Bilginin paylaşımı gelişmeye
devam etmektedir ve meta-bilgi artan şekilde önemli hale gelmeye başlayacaktır.
Meta-bilgi bilginin tanımlanmasına ve anlamının belirlenmesine yardımcı olur.
Bu tür bir tanımlama bilginin küresel paylaşımı için zorunlu hale gelecektir.
Bu durum internet pazarlarındaki artıştan anlaşılmaktadır. İnternet pazarları
ürünlerin ve böylece bilginin küresel olarak kabulünü gerektirmektedir.
Enformasyon teknolojileri
endüstrisinde yönelim küçük ve yenilikçi firmalara doğrudur. Pazar lideri standart
ürünlerine yeni teknolojileri entegre ederek ürünlerini geliştirebilir.
Bilgi yönetimindeki bir diğer
trend ise bilgi yönetiminin firmalar içinde değil firmalar arasında
gerçekleşmesidir. İnternet, küçük firmaların diğer firmalarla bilgi paylaşımından
yararlanabilmelerini sağlayacaktır. Devam eden teknolojik gelişmelere rağmen
gelecekte de insanlar belirleyici güç olarak kalmaya devam edeceklerdir.